fbpx

De tien Ware tips voor een fantastisch event!

Bij het organiseren van een evenement moet je aan veel dingen denken: de locatie, de gastenlijst, de catering, het budget, de planning, maar het allerbelangrijkste voordat je aan de praktische uitvoering begint.. de doelstelling! Wij geven je graag de tien Ware tips uit de praktijk om de voorbereiding van jouw evenement en het bereiken van je doelen tot een succes te brengen.

 

Tip 1 Doel
Formuleer duidelijk waarom je dit evenement organiseert. Hou bij alles wat je doet duidelijk dit doel voor ogen. Het helpt je bij het maken van de juiste keuzes.

 

Tip 2 Ken je bezoeker
Kruip in de huid van je bezoeker. Wat verwacht deze? Wat wil deze zien en ervaren?

 

Tip 3 Begin op tijd
Begin ruim op tijd met de voorbereiding.

 

Tip 4 Projectteam
Stel een projectteam samen. Benoem een projectleider en verdeel de taken duidelijk. Overleg iedere week over de voortgang van de acties en hou een centrale actielijst bij.

 

Tip 5 Locatie
Wil je een bijzondere, externe locatie? Wees er vroeg bij! Deze locaties zijn vaak al maanden vooruit volgeboekt.

 

Tip 6 Save the date!
Stuur je potentiële gast een digitale ‘save the date’ met een beknopt programma zodat deze datum vast kan reserveren. Dit geeft je de tijd om de inhoud van je event en alle communicatie-uitingen goed uit te werken.

 

Tip 7 Erken je kracht en je zwakte
Laat de dingen waar je minder goed in bent vooral aan een ander over. Wees niet bang om een expert in te schakelen.

 

Tip 8 Materialen
Reserveer tijdig je (huur)materialen en reserveer de cateraar. De exacte catering-aantallen kun je later altijd nog bijstellen.

 

Tip 9 Draaiboek
In een draaiboek staat altijd wie, wat, wanneer en waar.
Maak drie losse draaiboeken voor:
1. De voorbereiding
2. De op- en afbouw
3. Het programma van het event
Maak losse draaiboeken per programmadeel voor de dag zelf. Voor de dagvoorzitter, een spreker, de cateraar, de ontvangst, de garderobe, het vertrek, de muziek, de act enz.

 

En misschien wel de belangrijkste, Tip 10!
Er gaat sowieso altijd iets mis. Hou je hoofd koel en wees flexibel en inventief. Als je dat doet dan zul je merken dat bijna niemand die ene fout of wijziging in het programma opmerkt of erg vindt.;-)

 

Succes met de organisatie van je succesvolle event!

 

Heb je geen tijd of weet je niet waar je moet beginnen? Wij kunnen je helpen…bij de samenstelling van het programma, de voorbereiding of de totale regie van het event. Jij bepaalt. We gaan graag een keer met je om de tafel zitten.

 

Wil jij meer weten over de mogelijkheden met Ware rondom evenementen? Bel gerust of neem even een kijkje op de pagina ‘Evenementen´